Datenschutzerklärung

Stand: 26.10.2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG).

1. Verantwortlicher

Mohamed Gabal e.K. (Handelsregister HRA 6314, Amtsgericht Gelsenkirchen), handelnd unter der Bezeichnung „Behördenfix“
Im Werth 11, 46282 Dorsten, Deutschland
E-Mail: service@behoerdenfix.de, Telefon: +49 2362 9740041

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Angaben zur Bestellung: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Stadt, gewählte Leistung und Sprache
• Persönliche Angaben für den Antrag: Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift
• Die Angaben, die die jeweilige Leistung verlangt (z. B. Steuer-ID, Aktenzeichen, Angaben zu Kindern, Fahrzeug oder Hund)
• Hochgeladene Unterlagen (z. B. Ausweis, Bescheide, Nachweise)
• Ihre Unterschrift unter der Vollmacht als Bild, mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Prüfwert des Vollmachtstextes
• Zahlungsstatus und Zahlungsreferenz (Ihre Kartendaten erhält nur der Zahlungsdienstleister, nicht wir)
• Technisch notwendige Server-Protokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse)

Gesundheitsdaten: Bei einigen Leistungen (z. B. Pflegegrad, Grad der Behinderung, Kfz-Steuerbefreiung bei Schwerbehinderung) enthalten Ihre Unterlagen Gesundheitsdaten. Diese verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie in der Vollmacht erteilen, und nur für diesen Antrag.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten, um den von Ihnen beauftragten Antrag auszufüllen, bei der zuständigen Stelle einzureichen und Ihnen das Ergebnis weiterzuleiten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Aufbewahrungspflichten erfüllen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Server-Protokolle und Missbrauchsschutz (z. B. Begrenzung von Anmeldeversuchen) beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Die für Ihren Antrag zuständige Behörde oder Stelle – sie erhält den Antrag, die Vollmacht und die nötigen Unterlagen
• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen; Serverstandort Helsinki (Finnland, EU)
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, siehe Datenschutzerklärung von Stripe
• E-Mail-Versand: Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin – für die E-Mails zu Ihrem Auftrag (Anmeldelink, Rückfragen, Post der Behörde, Nachzahlungen, eine einmalige Erinnerung an einen noch nicht bezahlten Auftrag)
• E-Mail-Postfach: Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande – für E-Mails, die Sie an service@behoerdenfix.de schreiben

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen bzw. werden Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Ihre Daten verkaufen wir nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Durchführung des Auftrags erforderlich ist. Hochgeladene Unterlagen löschen wir nach Abschluss des Auftrags, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Für Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB), je nach Unterlage 6 bis 10 Jahre. Anmeldelinks für Ihr Kundenkonto sind 20 Minuten gültig, eine Anmeldung 30 Tage.

6. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Eine E-Mail an service@behoerdenfix.de genügt.

7. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

8. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Ihre Angaben und hochgeladenen Unterlagen speichern wir verschlüsselt (AES-256). Zugriff haben nur die Personen, die Ihren Auftrag bearbeiten.

9. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Daten an Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien (insb. EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 DSGVO) oder eines Angemessenheitsbeschlusses. Dies kann die Zahlungsabwicklung über Stripe (ggf. Stripe, Inc., USA) betreffen.

10. Cookies, lokale Speicherung und Besucherstatistik

Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken. Damit Sie Ihren Auftrag und Ihr Kundenkonto auf diesem Gerät wieder öffnen können, speichern wir einen Zugangsschlüssel lokal in Ihrem Browser (Local Storage). Das ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Mit „Abmelden“ oder dem Löschen der Browserdaten entfernen Sie ihn.

Um zu sehen, wie viele Menschen unsere Seiten besuchen, nutzen wir die Open-Source-Software Umami, die auf unserem eigenen Server läuft. Umami setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Erfasst werden die aufgerufene Seite (ohne Suchparameter), die verweisende Seite, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache und der ungefähre Ort (Land, Region, Stadt). Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert; zur Zählung von Besuchen wird daraus nur ein anonymer Wert gebildet, der täglich wechselt. Die Daten verlassen unseren Server nicht und lassen sich keiner Person zuordnen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Damit wir erkennen, wo Besucher bei der Bedienung hängen bleiben, zeichnen wir den Ablauf eines Besuchs auf unserem eigenen Server auf (Open-Source-Software rrweb): Aufbau der Seite, Mausbewegungen, Tippen, Scrollen und Klicks. Was Sie in Felder eingeben, wird schon in Ihrem Browser durch Platzhalter ersetzt und nicht übertragen; Ihre Antworten im Bestell-Chat, Ihre Vollmacht und Ihre Unterschrift werden ebenfalls nicht aufgezeichnet. Hochgeladene Dateien und die Zahlungsseite von Stripe sind nicht Teil der Aufzeichnung. Für die Dauer des Besuchs liegt dafür eine zufällige Kennung im Session Storage Ihres Browsers, die beim Schließen des Tabs gelöscht wird. Ihre IP-Adresse wird nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert. Die Aufzeichnungen verlassen unseren Server nicht, nur wir können sie ansehen, und sie werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen und fehlerfreien Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können jederzeit widersprechen (Abschnitt 6), dann löschen wir Ihre Aufzeichnung.

Vom 26.10.2026 bis zum 09.11.2026 testen wir zusätzlich den Analysedienst PostHog der PostHog Inc. (USA). Die Daten werden in der EU-Cloud von PostHog in Frankfurt am Main verarbeitet. PostHog zählt die aufgerufenen Seiten und zeichnet den Ablauf eines Besuchs auf (Aufbau der Seite, Mausbewegungen, Scrollen und Klicks). Auch hier werden Ihre Eingaben in Feldern, Ihre Antworten im Bestell-Chat, Ihre Vollmacht und Ihre Unterschrift schon in Ihrem Browser ausgeblendet und nicht übertragen. PostHog setzt bei uns keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät; die Kennung des Besuchs liegt nur im Arbeitsspeicher und verfällt beim Schließen oder Neuladen der Seite. Übertragen werden dabei technisch Ihre IP-Adresse und Angaben zu Browser und Gerät. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen und fehlerfreien Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach dem Test beenden wir die Einbindung und lassen die Daten bei PostHog löschen. Sie können jederzeit widersprechen (Abschnitt 6).

11. Automatisierte Prüfung

Nach dem Abschluss Ihrer Angaben prüft unser System automatisch, ob alle Angaben und Unterlagen vollständig und lesbar sind. Diese Prüfung läuft auf unserem eigenen Server. Jeder Antrag wird danach von einem Menschen geprüft und freigegeben; eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.